Leeswijzer Procesoverzichten
Elk procesoverzicht heeft een aantal standaardcomponenten die op deze pagina zijn toegelicht.
Deze toelichting is ook in de Legenda te vinden
Scope
Elk procesoverzicht beschrijft het verloop van een proces vanaf de start van een aanvraag tot het moment waarop deze is afgerond. Het overzicht is opgesteld vanuit de HDN-gedachte. Dit betekent dat uitsluitend de meest relevante en recente stappen voor het opbouwen van het HDN-dossier zijn opgenomen, evenals enkele stappen die plaatsvinden na het sluiten van dit dossier.
Het is mogelijk dat binnen verschillende rollen in het proces aanvullende stappen worden uitgevoerd; deze vallen echter buiten de scope vanuit HDN-perspectief.
Bij het opstellen van de procesoverzichten is zoveel mogelijk aangesloten bij de BPMN-terminologie.
Procesoverzicht vs. ketenafspraken
Het procesoverzicht is ondersteunend aan de ketenafspraken. Dit betekent dat de ketenafspraken leidend zijn. Het kan voorkomen dat een procesoverzicht bepaalde nuance die wel in de ketenafspraak staat niet bevat omdat deze niet vaak voor komt. Voorbeelden zijn bepaalde uitzonderingen bij het versturen van een STATUSMELDING (SX) . Het zou de procesoverzichten (nog) groter maken dan ze al zijn als al deze uitzonderingen vermeldt moeten worden. Wel wordt door middel van voetnoten zoveel mogelijk verwezen naar deze uitzonderingen.
Andersom zijn er in procesoverzichten keuzes gemaakt die niet expliciet in de ketenafspraken vastliggen, zoals bijvoorbeeld de volgorde waarin STATUSMELDING (SX) worden teruggegeven. Het is daarmee dus niet verplicht deze volgorde ook altijd te hanteren, tenzij dit ook expliciet in de ketenafspraak genoemd staat.
Rollen
Elke procesoverzicht laat rijen zien, waarop een rol staat vermeld. Deze komen overeen met de rollen op Rollen in de HDN-keten .
In procesplaten zijn de volgende rollen te vinden:
Rol 5 Intermediair: Een tussenpersoon die een aanvraag opvoert en die met de klant schakelt. De klant is niet opgenomen, omdat deze geen contact heeft met HDN-platform.
Rol 1 Softwarepakketten (voorkant): Een adviespakket en/of workflowpakket die in de meeste procesbeschrijvingen de maker van het HDN-dossier is en de aanvraag van het Intermediair plaatst op het HDN-platform.
HDN: Het HDN-platform waarop de berichten worden uitgewisseld. Om te zien tussen welke rollen berichten worden uitgewisseld moet gekeken worden naar waar de inkomende pijl van een HDN-bericht vandaan komt, en waar de uitgaande pijl terecht komt. Deze rij komt twee keer voor, om zo ook berichten die langs meerdere rollen gaan inzichtelijk te krijgen.
Rol 2 -3 Tussenstation. Dit zijn de organisaties in Rol 2: Tussenstation zonder aanpassingen en Rol 3: Tussenstation met aanpassingen. Voor de procesbeschrijving zijn deze samengevoegd omdat de werking grotendeels overeenkomt. Wanneer er een onderscheid nodig is, wordt dit in het proces zelf vermeldt. Vaak worden deze organisaties ook serviceproviders genoemd. Ze sturen een ontvangen aanvraag door en zorgen voor een deel van de dienstverlening van een aanvraag. Retourverkeer wordt ook doorgestuurd.
HDN: zie omschrijving hierboven.
Rol 4: Aanbieder: Afhankelijk van de procesbeschrijving is hier een subrol van Rol 4: Aanbieder te zien, bijvoorbeeld Aanbieder: Hypotheken in het Hypotheekaanvraagproces. De rol is de ontvanger van de aanvraag en verstuurd hierop reacties.
Uitleg legenda-items
Pijlen
Het is van belang dat het proces gevolgd wordt door middel van de pijlen. Er zijn 2 soorten pijlen met 2 verschillende dikten. In de legenda is dit als volgt opgenomen:
Het onderscheid in dikte is gemaakt om snel te kunnen zien hoe het meest minimale proces er uit ziet. Voor een snel overzicht is het dus aan te bevelen eerst de dikste pijl te volgen.
Daarnaast is het onderscheid in een stippellijn en een ononderbroken lijn:
De ononderbroken lijn toont een overgang binnen een rij aan. Deze dient dus door de organisatie intern te worden uitgevoerd.
De stippellijn geeft aan dat er een overgang plaatsvindt naar een andere rol, bijvoorbeeld bij het versturen van een HDN bericht, waarbij er een koppeling plaatsvindt tussen de organisatie en het HDN-netwerk. Het wordt ook gebruikt om een overgang van Rol 1: Softwarepakket en Rol 5: Intermediair aan te duiden.
Met dit onderscheid is snel te zien wanneer er een interactie is met het HDN-platform of tussen verschillende rollen.
Processtappen
De pijlen verwijzen naar processtappen:
In deze stap wordt een actie verwacht van een organisatie. De precieze actie in de processtappen zijn vrij in te vullen door de organisatie.
HDN-berichten
Omdat het primaire doel van de procesbeschrijvingen is inzichtelijk te maken wanneer HDN-berichten worden uitgewisseld, zijn deze berichten expliciet en visueel onderscheiden van de reguliere processtappen. Dit is als volgt weergegeven:
Elk HDN berichttype (bv. STATUSMELDING (SX) ) heeft zijn eigen kleur en bevat een ondertitel waarop staat vermeldt hoe een bepaald veld gevuld moet worden. De HDN-berichten kunnen alleen in de HDN-rijen gevonden worden, want ze zijn de manier van uitwisselen van data tussen de organisaties.
Keuzemomenten
De pijlen kunnen naast processtappen ook naar keuzemomenten gaan. In de legenda ziet dit er als volgt uit:
In het geval van een Keuzemoment moet de vraag onder het moment gelezen worden, en afhankelijk van het antwoord moet er een kant gekozen worden. Dit kan er altijd maar 1 zijn. De pijlen die uit het keuzemoment komen bevatten de antwoorden. Vaak is dit Ja of Nee.
Voorbeeld Keuzemoment
In het eerste keuzemoment komt de aanvraag (blauwe bol) bij de vraag of de OfferteAanvraag technisch te verwerken is. Indien het antwoord Nee is, moet de pijl naar boven gevolgd worden (rode bol), is dit Ja, dan moet de pijl naar het volgende keuzemoment (Gewijzigde offerteAanvraag?) worden gevolgd (groene bol).
NB: De [3] en [4] achter de tekst verwijzen naar de voetnoten waar meer uitleg is te vinden.
Parallel gateway (Processplitsing)
Een processplitsing is vergelijkbaar met een Keuzemoment, echter hier is sprake van dat het proces meerdere kanten op gaat. Dit is als volgt in de legenda opgenomen:
Er is dus sprake van dat er meerdere onderdelen tegelijk gaan lopen. Als voorbeeld is dit al te zien aan het begin van het hypotheekaanvraagproces:
Wanneer de Offerteaanvraag gevalideerd is gaat de aanvraag naar een parallel gateway (rode bol). Vanaf dit punt moeten binnen Rol 1 (waar deze stappen zijn belegd) twee acties parallel worden uitgevoerd:
De aanvraag wordt naar het HDN-platform gestuurd (oranje bol).
De aanvraag wordt in het adviespakket aan het intermediair getoond om mogelijke vervolgacties uit te voeren (blauwe bol).
Binnen deze vervolgactie is opnieuw een parallel gateway opgenomen. Het intermediair kan hierbij:
de aanvraag annuleren (groen), of
de aanvraag aanpassen (geel).
Het proces speelt zich dus op meerdere punten in de plaat gelijktijdig af.
Merge gateway/Samenvoeging
Waar een parallel gateway zorgt voor een splitsing, zorgt de merge gateway voor een samenvoeging van meerdere stappen. Dit is als volgt te zien in de legenda:
In onderstaand voorbeeld is dit te zien in het Hypotheekaanvraagproces
Wanneer de vraag bij het keuzemoment Intermediair informeren? met Nee wordt beantwoord, vervolgt het proces direct bij de blauwe bol. Bij een antwoord Ja wordt de rode bol gevolgd. Deze leidt naar een parallel gateway, waarbij de aanvraag gelijktijdig verdergaat naar de groene en de gele bol. Vervolgens komen de gele en de blauwe bol weer samen en vervolgen zij het proces gezamenlijk via de oranje bol.
In de praktijk betekent dit dat bij het beantwoorden van de vraag Intermediair informeren? met Ja een extra actie wordt uitgevoerd, waarna het proces weer samenkomt en verder verloopt langs hetzelfde pad als bij het antwoord Nee.
Pauzemoment
Met een klokje wordt aangegeven dat het proces tijdelijk wordt gepauzeerd totdat een actie plaatsvindt. De betreffende actie staat beschreven onder het klok-icoon. Vaak gaat het hierbij om een medewerker die een binnenkomend bericht moet beoordelen, of om een adviseur die op een willekeurig moment kan besluiten om iets te doen met een reeds verstuurde aanvraag (zie ook het voorbeeld op https://hdn.atlassian.net/wiki/spaces/STAN/pages/3789029396/Leeswijzer+Procesoverzichten#Parallel-gateway-(Processplitsing) , waarin eveneens een pauzemoment is opgenomen).
Het kan voorkomen dat deze actie nooit plaatsvindt, bijvoorbeeld wanneer een adviseur besluit de aanvraag niet te wijzigen, zoals in bovenstaand voorbeeld. In dat geval eindigt het proces automatisch bij een procesbeëindiging.
Procesbeëindigingen
In de procesoverzicht staan diverse bollen die procesbeëindiging voorstellen.
Einde aftakking (witte bol met zwarte rand) en volledig proces (zwarte bol met witte rand)
Een individuele tak van het proces die stopt wordt aangegeven met een witte bol met donkere rand. Dit houdt in dat alleen dit individuele tak stopt, maar dat andere takken door gaan.
Voorbeeld einde aftakking
In bovenstaand voorbeeld is te zien dat, wanneer de vraag Negatief beoordeeld? met Ja wordt beantwoord, de aanbieder een STATUSMELDING (SX) 11 – OfferteAanvraag afgewezen verstuurt (groene bol). Daarnaast moet worden vastgesteld of sprake is van een definitieve afwijzing (Definitief afgewezen?, rode bol).
Indien deze vraag met Ja wordt beantwoord (oranje bol), gaat het proces buiten de afbeelding verder en wordt een STATUSMELDING (SX) 16 OfferteAanvraag beëindigd verstuurd. Is er geen sprake van een definitieve afwijzing (blauwe bol), dan eindigt dit deel van het proces voor de aanbieder, omdat er op dat moment geen verdere actie vereist is.
Het proces loopt echter wel door bij Rol 1, aangezien deze de STATUSMELDING (SX) 11 OfferteAanvraag afgewezen ontvangt en op basis daarvan een wijziging kan doorvoeren. Dit is weergegeven in het volgende voorbeeld.
Voorbeeld Einde proces
In dit voorbeeld wordt de werking van het eindeproces weergegeven (zwarte bol met witte rand). Na ontvangst van STATUSMELDING (SX) 11 OfferteAanvraag afgewezen(rode bol) komt het proces, via een merge gateway en de processtap Toon status aan intermediair, uit bij het keuzemoment Gewijzigde aanvraag indienen?.
Indien het intermediair hier Nee kiest (blauwe bol), wordt het volledige proces beëindigd; alle parallelle en nog actieve procespaden worden daarbij eveneens afgesloten. Bij een keuze voor Ja vervolgt het proces via de processtap Wijzigen aanvraag en wordt het reguliere procesverloop voortgezet.
Einde van alle alternatieve procespaden (bol met kruis)
In sommige situaties worden alle alternatieve procespaden beëindigd, met uitzondering van het procespad waarin de betreffende actie plaatsvindt. Dit wordt weergegeven met een bol met kruis. In de praktijk komt dit voor bij gewijzigde aanvragen die worden geaccepteerd, zoals weergegeven in het onderstaande voorbeeld.
In dit voorbeeld komt een gewijzigde aanvraag binnen (groene bol). Een gewijzigde aanvraag impliceert dat er reeds minimaal één eerdere versie van de aanvraag actief is binnen het proces. Zodra een aanbieder de gewijzigde aanvraag accepteert (Wijziging akkoord = Ja, rode bol), wordt de voorgaande aanvraag per direct beëindigd. Voor deze eerdere versie zijn geen verdere acties meer vereist en de binnenkomende, gewijzigde aanvraag vervolgt het proces (oranje bol). Indien de aanbieder de gewijzigde aanvraag niet accepteert (Wijziging akkoord = Nee, blauwe bol), blijft de bestaande aanvraag ongewijzigd doorlopen binnen het proces.
Procesovergangen
Omdat de procesoverzichten relatief veel ruimte innemen en er in sommige gevallen sprake is van hergebruik van processen, is ervoor gekozen om het procesoverzicht over meerdere platen te verdelen. Met behulp van procesovergangen wordt daarbij verwezen naar een andere plaat.
Uitgaande procesovergangen
Een uitgaande procesovergang (oranje blok met een plus) geeft aan dat de aanvraag wordt voortgezet op een andere plaat. De tekst in het blok specificeert naar welk proces wordt verwezen en bij welke stap dit proces begint.
In onderstaand voorbeeld is binnen het Hypotheekaanvraagproces te zien dat, wanneer documenten benodigd zijn voor het indicatief voorstel (Documenten nodig vóór indicatief voorstel = Ja, groene bol), een procesovergang plaatsvindt (blauwe bol). Deze overgang verwijst naar het Documentenproces, specifiek naar de stap Start aanbieder.
Binnenkomende procesovergangen
Wanneer in een plaat een uitgaande procesovergang voorkomt, is er altijd een bijbehorende binnenkomende procesovergang aanwezig. Deze is herkenbaar aan de blauwe pijl.
Voortbouwend op het vorige voorbeeld betekent dit dat in het Documentenproces een startpunt is opgenomen met de aanduiding Start aanbieder. Dit startpunt is hieronder weergegeven; het proces vervolgt vanaf dit punt bij de groene bol.