Certificeringsvorm B: Certificering op basis van data

Doel

Doelgroep

Certificeringsvorm B wordt jaarlijks uitgevoerd en geldt voor organisaties in alle rollen*.

*Voor Rol 5: Intermediair geldt een uitzondering: alleen wanneer deze organisatie per jaar meer dan 1200 aanvraagberichten verstuurd, worden ze gecertificeerd.

Overzicht

De processen die op deze pagina zijn uitgewerkt, zijn in onderstaande timeline samengevat:

Werkwijze bij Certificeringsvorm B

Certificeringsvorm B bestaat uit 3 stappen. Deze stappen vinden plaats:

• Voor organisaties die Certificeringsvorm A: Onboarding hebben doorlopen: 3 maanden na de livegangdatum.

  • Bijvoorbeeld: als een organisatie Certificeringsvorm A op 1 januari heeft doorlopen, en op 1 maart live gaan, vindt Certificeringsvorm B plaats op 1 juni.

• Voor alle andere organisaties: 3 maanden na elke major HDN .0 release (in de praktijk is dit in mei).

  • Bijvoorbeeld: als op 1 juni HDN XX.0 is live gegaan, vindt Certificeringsvorm B plaats op 1 september.

Stap 1: Initiële certificering

Certificeringsvorm B begint met het aanmaken van een rapport, zie Certificeringsvorm B: Certificering op basis van data | Inhoud van certificeringsrapport . HDN maakt deze rapporten op basis van de berichten die in de 3 (gehele) maanden voorafgaand aan de certificering zijn verstuurd en ontvangen op het aansluitnummer van de organisatie.

Het rapport bevat een aantal Certificeringspunten. Per punt wordt een uitvalpercentage gegeven. Wanneer er uitval is van meer dan 5%, wordt het certificeringspunt afgewezen.

De rapporten worden gedeeld met de organisaties:

• Indien er geen afgewezen certificeringspunten zijn, wordt bij het rapport een certificaat gestuurd waarin staat dat de organisatie geslaagd is.

  • De certificeringsstatus op de HDN-website bijgewerkt naar 🟢 Organisatie gecertificeerd..

  • Voor deze organisaties zijn er geen vervolgstappen.

• Indien er wel afgewezen certificeringspunten zijn, wordt per certificeringspunt van uitval een lijst met dossiers gestuurd waarop de uitval van toepassing is. Op basis van deze dossiers kunnen organisaties hun analyse uitvoeren en de bevindingen oplossen. Organisaties kunnen ook zelf deze dossiers inzien. Zie hiervoor: Certificeringsvorm B: Certificering op basis van data | Toegang tot het certificeringsdashboards .

Stap 2: Verwerken reacties organisaties met afgewezen certificeringspunten

Na deze rapportage verstuurd is krijgen de organisaties waar certificeringspunten zijn afgewezen 1 maand de tijd om te reageren. Indien na overleg blijkt dat een aanpassing noodzakelijk is of indien een reactie uit blijft, wordt de certificeringsstatus op de HDN-website bijgewerkt naar 🟠 Organisatie is aangehouden.

Stap 3: Aanpassingen software doorvoeren

Organisaties krijgen 4 maanden vanaf de einddatum van de initiële periode de tijd om de software zo aan te passen, zodat er geen certificeringspunten meer afgewezen worden.

Stap 4: Hercertificering

Na deze 4 maanden volgt 2 maanden van dataverzameling. Na deze 2 maanden wordt opnieuw een rapport gemaakt, waaruit moet blijken dat alle certificeringspunten voldoen.

• Indien dit het geval is, wordt de certificeringsstatus op de HDN-website bijgewerkt naar 🟢 Organisatie gecertificeerd voor de jaarlijkse certificering.

• Indien er nog steeds uitval op het certificeringspunt is, wordt de organisatie als “Niet gecertificeerd” beschouwt en wordt deze uitval geëscaleerd naar de HDN-directie. In overleg wordt bekeken wat de vervolgstappen zijn.

  • De certificeringsstatus op de HDN-website wordt bijgewerkt naar 🔴 Organisatie is niet gecertificeerd.

Voorbeeld van tijdslijn bij HDN major .0-release

1. Wanneer een HDN X.0 release plaats heeft gevonden op 30 mei (fictieve datum), worden in de eerste week van september voor alle organisaties rapporten gemaakt over de periode juni-juli-augustus.

2. Wanneer een organisatie een afwijzing op een certificeringspunt ontvangt heeft deze tot 1 oktober de tijd om te reageren. Daarna wordt de website van HDN bijgewerkt.

3. Wanneer blijkt dat een softwareaanpassing noodzakelijk is, kan deze tot 1 januari worden doorgevoerd.

4. Tussen 1 januari en 1 maart vindt de meting plaats die controleert of de aanpassing goed is doorgevoerd, waarbij begin maart de organisatie een nieuw certificeringsrapport ontvangt. Daarbij wordt ook de status op de HDN-website bijgewerkt en eventuele vervolgstappen uitgezet.

Inhoud van certificeringsrapport

Het certificeringsrapport bevat meerdere certificeringspunten. Afhankelijk van de Rol in de keten gelden andere certificeringspunten. Hieronder een overzicht per rol:

Bepalen van de certificeringspunten

De Certificeringspunten worden elk jaar bijgewerkt. Hierbij wordt de volgende werkwijze gehanteerd:

Stap 1: Voorstel HDN op basis van de major release

In januari zijn de specificaties van de nieuwe major release definitief (bijvoorbeeld HDN 25.0). Deze worden via Major releases met de markt gedeeld. Op basis daarvan gaat HDN onderzoeken welke onderdelen door middel van certificering voor controle in aanmerking komen. Over het algemeen zullen dit onderdelen zijn die in Ketenafspraken zijn vastgelegd, omdat deze zaken niet ten tijde van het versturen van berichten te controleren zijn.

Stap 2: Aanvullingen vanuit markt en projecten HDN

Daarnaast neemt HDN ook punten mee die gedurende het jaar door de markt zijn aangedragen. Voorbeelden hiervan zijn:

• Ketenafspraken die nog niet gecontroleerd worden, maar wel vaak tot problemen leiden in de markt

• Controle op de inhoud van berichten die technisch niet af te dwingen zijn, zoals datums die in het verleden moeten zijn of juist in de toekomst, of onlogische combinaties van entiteiten.

• Overige punten die leiden tot uitval, maar nog niet in ketenafspraken zijn vastgelegd. Deze punten worden dan eerst in de HDN-standaard verwerkt, waarna ze gecertificeerd kunnen worden.

Stap 3: Maken certificeringswijzigingen

HDN verzameld de aangedragen punten en maakt een afweging welke punten gecertificeerd kunnen worden op basis van haalbaarheid en kosten. Deze punten worden omgezet in Certificeringswijzigingen. Dit is een template waarin de specificaties van het certificeringspunt worden getoond. Dit bevat onder andere de naam en omschrijving en de technische specificatie van het punt. Zo wordt hier bijvoorbeeld gedefineerd welke berichten gecontroleerd moeten worden en hoe moet worden omgegaan met uitzonderingen.

De gemaakte certificeringswijzigingen worden beoordeeld door de Werkgroep Certificeren. Deze besluiten uiteindelijk of het punt gecontroleerd moet gaan worden.

Stap 4: Inrichten Dashboards in HDN Index

Als de Werkgroep Certificeren akkoord is met de certificeringswijzigingen gaat HDN de opdracht geven om de punten in de HDN Index in te bouwen. Hiervoor zijn speciale certificeringsdashboards gemaakt, waarin in 1 oogopslag kan worden gezien of er voldaan wordt aan de certificeringspunten. Elke roll heeft zijn eigen certificeringsdashboards.

Open