🤝 Ketenafspraak

Vereisten voor Rol 1: Softwarepakketten (voorkant)

1. Het is verplicht per //DocumentKenmerk/DocumentMijNr die ontvangen wordt in een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de mogelijkheid te bieden een DOCUMENTBERICHT (DX) te versturen, wanneer //DocumentKenmerk/DocumentStatus de waarde bevat:

   1. 01 Aan te leveren

   2. 02 In behandeling

   3. 03 Ontvangen

   4. 07 Afgekeurd en opnieuw aan te leveren (zie toelichting)

2. Het is niet toegestaan een DOCUMENTBERICHT (DX) te versturen voor een DocumentMijNr die volgens de laatst ontvangen DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de volgende waarde in DocumentStatus heeft:

   1. 04 Akkoord

   2. 06 Voorlopig Akkoord

   3. 08 Vervallen (zie toelichting)

3. Het is verplicht bij het ontvangen van een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de waarden van //DocumentKenmerk/DocumentStatus en //DocumentKenmerk/DocumentStatusOmschr te tonen in de software.

4. Aanbeveling: Het is niet de bedoeling om de waarde in het veld DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de waarden van //DocumentKenmerk/SoortDocumentOmschrPortal te tonen in de software. Dit veld is bedoeld om te tonen in het consumentenportaal van de aanbieder. Het kan ook een code bevatten en is daarom niet geschikt om te tonen aan het intermediair.

Vereisten voor Rol 2: Tussenstations zonder aanpassingen, Rol 3: Tussenstations met aanpassingen

1. Het is verplicht de mogelijkheid te bieden een DOCUMENTBERICHT (DX) te versturen wanneer een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) is verwerkt waarbij bij een of meerdere //DocumentKenmerk de DocumentStatus de waarde bevat:

   1. 01 Aan te leveren

   2. 02 In behandeling

   3. 03 Ontvangen

   4. 07 Afgekeurd en opnieuw aan te leveren (zie toelichting)

2. Het is niet toegestaan een DOCUMENTBERICHT (DX) te versturen voor een DocumentMijNrgevuld welke in de laatst ontvangen DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de volgende waarde in DocumentStatus heeft:

   1. 04 Akkoord

   2. 06 Voorlopig Akkoord

   3. 08 Vervallen (zie toelichting)

3. Het is verplicht bij het ontvangen van een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de waarden van //DocumentKenmerk/DocumentStatus en //DocumentKenmerk/DocumentStatusOmschr te tonen in de software.

4. Aanbeveling: Het is niet de bedoeling om de waarde in het veld DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de waarden van //DocumentKenmerk/SoortDocumentOmschrPortal te tonen in de software. Dit veld is bedoeld om binnen het consumentenportaal binnen het landschap van de aanbieder te tonen. Het kan ook een code bevatten en is derhalve niet geschikt om te tonen aan het intermediair.

5. Wanneer een nieuw te verwerken DOCUMENTBERICHT (DX) is ontvangen is het verplicht binnen 15 minuten een nieuwe DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) te versturen met de actuele status van alle documenten.
   Let op! Een uitzondering: wanneer er in de afgelopen 15 minuten al een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) verzonden is, dan is het pas toegestaan om een nieuwe DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) te versturen als de 15 minuten verstreken zijn.
   Aanbeveling: Stuur niet direct na elk ontvangen DOCUMENTBERICHT (DX) een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA). Wacht eerst af of er nog meer documenten binnen komen. Dit zorgt voor minder DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) berichten.

Vereisten voor Rol 4: Aanbieder

1. In een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) moet het veld //DocumentKenmerk/DocumentStatus met 06 Voorlopig akkoord zijn gevuld als:

   1. het betreffende document opzichzelfstaand akkoord is en nog niet beoordeeld is in combinatie met andere documenten.
      Voorbeeld: De werkgever die vermeld is wordt op de salarisstrook moet gecontroleerd in combinatie met de werkgever op de werkgeversverklaring. Zolang deze controle nog niet heeft plaatsgevonden blijft de status van beide documenten op 06 Voorlopig akkoord .

   2. nog niet te bepalen is of het document nog geldig is.
      Voorbeeld: Of een document (bijvoorbeeld een taxatierapport) nog geldig is wordt bepaald bij het uitbrengen van de bindende offerte. Dit betekend dat de documenten kunnen pas de status 04 Akkoord kunnen krijgen wanneer de bindende offerte wordt uitgebracht.

2. In een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) moet het veld //DocumentKenmerk/DocumentStatus met 04 Akkoord zijn gevuld als alle onderstaande punten waar zijn:

   1. het betreffende document opzichzelfstaand akkoord is.

   2. in combinatie met andere documenten akkoord is.

   3. bepaald is dat het document geldig is.

3. Wanneer in een dossier een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) verzonden is waarin het veld //DocumentKenmerk/DocumentStatus de waarde 04 Akkoord heeft, is het niet toegestaan dit te wijzigen in een nieuwe DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) voor dit //DocumentKenmerk/DocumentMijNr, tenzij:

   1. Er een geheel nieuw rentevoorstel en/of bindende offerte wordt uitgebracht. Bijvoorbeeld bij het verstrijken van de geldigheidstermijn.

   2. Het document is vervallen. In dat geval moet het veld //DocumentKenmerk/DocumentStatus wijzigen in 08 Vervallen (zie toelichting).

4. Wanneer een DOCUMENTBERICHT (DX) is ontvangen moet de ontvanger een STATUSMELDING (SX)versturen waarin//Status/DXBerichtStatusSpecificatie//StatusDXBericht gevuld is met 02 Document reeds ontvangen wanneer het document in de DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) de //DocumentKenmerk/DocumentStatus had:

   1. 04 Akkoord

   2. 06 Voorlopig Akkoord

   3. 08 Vervallen (zie toelichting)

5. Wanneer een DOCUMENTBERICHT (DX) is ontvangen en in de laatst verstuurde DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) het veld OpgevraagdViaBronJN op J Ja staat, moet de STATUSMELDING (SX) 07 Document reeds opgevraagd via bron verstuurd zijn.

   1. Zie ook https://hdn.atlassian.net/wiki/spaces/HW/pages/edit-v2/2613608492

6. Wanneer een nieuw te verwerken DOCUMENTBERICHT (DX) is ontvangen is het verplicht binnen 15 minuten een nieuwe DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) te versturen met de actuele status van alle documenten.
   Let op! Een uitzondering: wanneer er in de afgelopen 15 minuten al een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) verzonden is, dan is het pas toegestaan om een nieuwe DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) te versturen als de 15 minuten verstreken zijn.
   Aanbeveling: Stuur niet direct na elk ontvangen DOCUMENTBERICHT (DX) een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA). Wacht eerst af of er nog meer documenten binnen komen. Dit zorgt voor minder DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) berichten.

7. Wanneer de status van een document in het systeem wijzigt moet deze een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA)versturen gevuld met:

   1. de nieuwe status in //DocumentKenmerk/DocumentStatus.

   2. de nieuwe datum en tijd waneer de status veranderd is in //DocumentKenmerk/DocumentStatusDtt.

Aanleiding en achtergrond

Bij het opvragen van documenten met een DOC.AANVRAAGBERICHT (DA) is het belangrijk dat de juiste status van een document wordt meegestuurd in het veld //DocumentKenmerk/DocumentStatus. Hierdoor ontstaat er duidelijkheid wat te doen wanneer een document voor de tweede keer ontvangen wordt. Deze ketenafspraak stelt hierover regels vast.